みなさんの会社は１ヶ月に何回会議を行なっていますか？
オンライン・オフライン合わせてそれらの延時間は如何程でしょうか？
また、会議の準備にかかる時間やそれに関わる人の作業工数を見た場合、延べどれだけの時間を消費しているでしょうか？
ベイン・アンド・カンパニーの研究によると、現場の主任や中間管理職は、週平均47時間働いているにもかかわらず、誰にも邪魔されずに集中できる時間が週のうち僅か6時間半しかないそうです。
しかも、その時間はまとめて取れているわけではなく、予定が入っていない20分以上の時間を合計しただけとのことです。
これでは、どれだけ懸命に働いても結果を出すことは難しいと感じている人が多いのも当然のことです。
私の経験で恐縮ですが、業績が悪くなると会議が増え、一会議あたりの時間も長くなる企業が多くありました。そして残念なことに、そのような場合会議は行われるものの結論は出ず、堂々巡りで時間だけが消費されるといった正に”会議は踊る”です。
ボストン・コンサルティング・グループのイヴ・モリューも同じような調査結果を報告しています。
「労働者は会議に出席したり、報告書を書いたり書き直したりして時間を費やしている。我々の分析によると、組織内のチームは勤務時間の４０％から８０％を無駄にし、勤務時間はどんどん長くなっているのに、活動の内容はどんどん薄くなっている。その結果、生産性が下がり、仕事に苦しむ人が増えている」と。。。
『ゼロ・フリクション思考』の著者ロジャー・ドゥーリーは生産性が上がっている企業を例に挙げこのような提案をしています
「会議禁止の日」を設ける
つまり、”１週間の内、会議を行う曜日を定める”とか”会議を行わない”ノー会議デー”を定めるということ。
但し、気を付けなければならないことはカタチから真似ることではなく、本質的にスピードと精度を上げるということです。
意味のない会議を弊害しか齎しません